Smart working, nuove norme e sanzioni per le imprese: come adeguarsi

Dal 7 aprile sono entrate in vigore nuove norme sullo smart working, introdotte dalla legge annuale sulle Pmi. La novità principale è l’introduzione di sanzioni per le aziende che non consegnano ai dipendenti da remoto l’informativa scritta sui rischi connessi allo smart working. Si va da multe fino a 7.403,96 euro all’arresto da due a quattro mesi. Vediamo cosa prevede la nuova legge e come adeguarsi.

L’informativa scritta e le sanzioni

La legge sulle Pmi (legge n. 34/2026 dell’11 marzo) ha introdotto sanzioni per i datori di lavoro che non consegnano l’informativa scritta ai dipendenti in smart working e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. L’informativa scritta è il documento in cui sono indicati gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, destinata a chi lavora al di fuori della sede aziendale. Era già prevista dalla legge 81 del 2017, ma da adesso, se non verrà consegnata l’informativa, scatteranno le sanzioni: si va dall'arresto da due a quattro mesi fino a multe che possono raggiungere i 7.403,96 euro.

La logica dietro l’intervento normativo è che, anche se svolto lontano dalla sede aziendale, anche il lavoro agile deve sottostare agli stessi obblighi e tutele di quello tradizionale. Come scrive in un approfondimento sul tema la Fondazione studi consulenti del lavoro, con la legge si mostra «consapevolezza del fatto che il lavoro agile non costituisce una mera trasposizione del lavoro tradizionale in un diverso contesto, ma implica una diversa configurazione dei fattori di rischio».

Per il datore: cosa occorre fornire

Nell’informativa scritta, da consegnare almeno una volta all’anno al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, devono essere evidenziati i rischi per chi lavora in smart e le modalità per prevenirli: ad esempio, indicazioni sui rischi connessi all’uso dei videoterminali e degli smartphone, come affaticamento visivo, problematiche posturali e stress lavoro-correlato.

Oltre a consegnare il documento informativo, il datore di lavoro dovrà, per non incappare in sanzioni:

• elaborare una preliminare valutazione dei rischi con specifica indicazione delle misure attuate e da adottare;
• divulgare a tutti i lavoratori interessati un’informativa sui rischi generali e specifici dell’attività;
• nel caso fornisca attrezzature proprie, consegnare attrezzature conformi alle disposizioni del Titolo III del D.Lgs. n. 81/2008;
• nel caso le attrezzature siano del lavoratore, esigere che le stesse rispondano ai requisiti del Titolo III del D.Lgs. n. 81/2008;
• formare i lavoratori sui rischi generici e specifici ai sensidell’art.37D.Lgs.n.81/2008 e dell’Accordo Stato Regioni di riferimento (in caso di rischi differenti ed aggiuntivi rispetto a quelli per i quali sia già stata svolta la formazione);
• inviare i lavoratori alla visita medica (ove prevista) entro le scadenze previste dal programma di sorveglianza sanitaria;
• consentire ai lavoratori di verificare, mediante il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, l’applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute.

La Fondazione studi consulenti del lavoro mette a disposizione sul proprio sito un modello fac-simile di informativa scritta, consultabile da aziende e professionisti per capire cosa indicare nel documento da consegnare ai lavoratori in smart.